EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS
Hay varias formas
para que una organización cuente con el software adecuado como: el elaborado
por el usuario, el compartido o regalado, el software transportable, que pueden
contar con un usuario o multiusuario que permita su fácil accesibilidad, pero además
se debe tener en cuenta que dentro de la
elaboración o adquisición de un sistema
se debe considerar su compatibilidad con otros sistemas que permitan compartir
información y que se ajuste a los requerimientos de los usuarios.
Para evaluación de
los sistemas en la auditoria se debe
determinar: los síntomas del problema su área, para posteriormente definir las causas del problema y proceder con la
evaluación del sistema de la siguiente forma:
·
Definición
de problema
·
Estudio
de factibilidad
·
Diseño
general y análisis del sistema
·
Diseño
del sistema
·
Diseño
detallado
·
Implementación
y desarrollo físico
·
Pruebas
del sistema
·
Cambios
y mejoras al sistema
Con estos pasos se
podrá hacer el análisis y se observara si hay lugar a modificaciones en el
sistema y sis sus beneficios van en proporción con los servicios que prestan
evaluando su disponibilidad, necesidad de los usuarios, efectos en los
usuarios, congruencia con otros sistemas etc,. Para los sistemas que están en
uso se determinara si cumplen con los objetivos con los que fue creado y si sus
costos de creación y mantenimiento se ajustan con los beneficios.
Dentro delos
principales problemas que se pueden detectar en el funcionamiento de un sistema
se tienen: falta de estándares de desarrollo, falta de participación de la
gerencia y usuarios, deficiente análisis costo beneficio, control débil,
dificultad de mantenimiento, procesos no autorizados entre otros.
EVALUACIÓN DEL
En esta etapa se
evaluara las políticas y normas que se deben tener en cuenta para proceder con
el análisis, la planeación de aplicaciones como: la planeación estratégica,
requerimientos de los usuarios, los inventarios de sistemas en proceso y los
requerimientos de la organización y usuarios. Además es de vital importancia que
para la evaluación del análisis definir cuál fue la necesidad para su
aplicación y el estado en que se encuentre en el momento del análisis.
La auditoría debe
evaluar los documentos base que fueron tenidos en cuenta para la elaboración
del sistema como: manual del usuario, descripción del flujo de información,
manual de formas y de reportes, definición de bases de datos, definición de
redes. Con la información obtenida se podrá responder a interrogantes como: ¿se
está ejecutando correctamente? ¿puede ser simplificado? ¿se tiene propuesto un
adecuado control? ¿los informes de salida son son confiables y adecuados?.
Análisis y diseño estructurado
Para ello es
importante la construcción de diagramas de flujo lógico que permitan observar
posibles errores sin necesidad de adentrarse en el sistema como tal, para
establecer mejoras y corregir errores de una forma más eficaz.
EVALUACIÓN DE DISEÑO LÓGICO DEL SISTEMA
Esta etapa permite
hacer una comparación de las especificaciones con las que fue creado el sistema
versus lo que se está obteniendo realmente de él.
Programas de desarrollo
Incluido por software
solo usado por personal entrenado, el cual incluye: lenguajes de programación,
CASE, programación orientada a objetivos.
Al usar software se
debe evaluar lo siguiente: interfaces de usuarios, enlaces de objetos,
capacidad de trabajar en multiplataforma, licencias, transportable, fácil de
usar, demanda de software, costo entre otros, todo ello para hacer una correcta
evaluación del diseño lógico del sistema.
Bases de datos
Es un banco de datos.
Es una organización
sistemática de archivos que facilitan su acceso, recuperación y actualización
los cuales se relacionan unos con otros. Pero dentro de estas se debe tener en
cuenta el tipo de información que se le incorpore para evitar la redundancia en los datos.
Los componentes a
evaluar en las bases de datos son:
·
Diccionario
·
Lenguajes
·
Monitoreo
·
Herramientas
de desarrollo
·
Software
de seguridad
·
Almacenamiento
·
Bases
de datos de multiplataformas etc.
El administrador de bases de datos
Esta función es de
vital importancia ya que permite, a los usuarios compartir datos mejorar
consistencia y redundancia de datos, incrementar productividad, y incrementa el
énfasis y la mejora y control de los datos.
Problemas de los sistemas de administración de bases de
datos
Como principal
problema dentro de una base de datos se tiene el uso de usuarios múltiples
cuando la base de datos no ha sido creada con este fin, lo que podría originar
una doble entrada de información si dos usuarios tratan de modificar una
documento sin existir un control sobre actualizaciones instantáneas. Por ello
uno de los controles que se podría implementar es una mayor seguridad sobre el
tipo de usuario que tiene acceso alas base de datos.
Comunicación
Se evaluara para
establecer el tipo de información comunicada y modo de comunicación utilizado,
de acuerdo a los componentes del sistema de comunicación.
El uso de redes de
comunicación tiene una estrecha relación costo-beneficio pero su uso puede
justificarse de acuerdo a los servicios que estas prestan a los usuarios como
la conectividad.
Algunos de los
puntos más importantes a evaluar de las
redes son: su confiabilidad, tiempo de respuesta, costo, compatibilidad y
seguridad.
Dentro de los puntos
a evaluar de su diseño lógico se tienen: entradas, salidas, procesos,
especificaciones de datos, métodos de acceso, sistemas de seguridad, sistemas
de control, responsables, número de usuarios y bases de datos requeridos.
Informes
El proceso de informe
debe ser de carácter general para no dejar a un lado lo que dio inicio al
sistema.
Determinando en el
sistema quien hace la función y como,
¿existen puntos de control o falta? ¿Es lógico? ¿Es fácil de usar? ¿Cuál es el
propósito para su uso? ¿Quién lo usa?, todo esto con el fin de hacer un
análisis más homogéneo del sistema.
Para el análisis del
diseño de formas están: la numeración, titulo, espacio, tabulación, zonas,
rayado, instrucciones, firmas, nombres, rótulos y su ubicación, casilleros,
tipo de papel, tamaño estándar, color, entre otros.
Análisis de informes
Habiendo estudiado
los formatos se debemos analizar los informes para luego evaluarlos con la
información suministrada por os usuarios en las encuestas.
Ruido, redundancia, entropía.
Para la auditoria es
de vital importancia el estudio del
ruido, la redundancia y la entropía, en los sistemas.
El ruido considerado
como todo aquello que interfiere en la comunicación del sistema.
Para el caso del sistema se debe evaluar lo conocido
como sistema imaginable, como las ayudas, catálogos de referencias, ligas
automáticas, que sea ágil, que solicite información en forma secuencial.
La función de
redundancia es toda aquella duplicidad de información existente en el
sistema, para que en el caso de que haya ruido la información llegue
efectivamente al receptor. Además es una
forma de control pero debe tenerse en cuenta que el exceso de redundancia
podría causar ruido. Por eso también se
deberá controlar los niveles de redundancia en el sistema.
Para el caso de la
entropía se podría definir como, la cantidad de energía que por su degradación
no puede ser aprovechada, de tal manera que dentro de los sistemas podría
plantearse como opción para reducirla, la interconexión de sistemas para que la
energía que no sea usada pueda ser utilizada en otro sistema.
EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DEL SISTEMA
En esta etapa se deberá auditar programas y su diseño, su
lenguaje utilizado, la interconexión, y las características del hardware
empleado. Además es de vital importancia tener en cuenta que cuando se evalúa
los sistemas de información no se debe desconocer o dejar a un lado su función
que cumplen dentro de la organización.
Sistemas distribuidos, internet, comunicación entre
oficinas
Los sistemas
distribuidos hacen referencia cuando los
datos y las computadoras están en más de un lugar permitiendo una gran cantidad
de beneficios se vean aprovechados como: mejoras en el tiempo de respuesta,
reducción de costos, crecimiento planeado, compartir recursos, satisfacción de
usuarios, etc.
Pero para la
evaluación de los sistemas distribuidos podremos considerar puntos importantes como: falta de personal calificado en todos
los puntos del sistema, estandarización, documentación, perdida de datos,
mantenimiento del sistema y la seguridad en la transferencia de la
información.
Para el diseño de
estos sistemas se deberá definir una red
óptima de comunicaciones, sus niveles, y
recursos utilizados; además deberán estar interconectados con otros sistemas lo
que permita la creación de un sistema homogéneo o integral que responda a las
necesidades.
CONTROL DE PROYECTOS
Este control es
planteado con el fin de evitar irregularidades por parte de los usuarios y para
que el programador junto con el administrador elaboren su plan de trabajo que permita establecer
actividades, metas, personal y tiempos. Este plan deberá ser revisado
periódicamente para la verificación y retroalimentación a lo que se había
planteado inicialmente.
CONTROL DE DISEÑO DE SISTEMAS Y
El objetivo principal
es que el sistema funcione de acuerdo a sus especificaciones funcionales para
ello deberá atravesar por una serie de etapas importantes como las siguientes:
·
Etapa
de análisis y definición de problema (objetivo del sistema)
·
Etapa
de estudio de factibilidad (desarrollo de modelo lógico)
· Etapa
de diseño (evaluar opciones de diseño, escogerla plantear objetivos e iniciar
su codificación)
·
Etapa
de programación (verificar con base en especificaciones)
·
Etapa
de implementación y pruebas del sistema: se efectúa la implementación del
sistema, evaluando su seguridad, confidencialidad, y brindando entrenamiento a
los usuarios etc., con estas pruebas buscando garantía de que se cumpla con las
especificaciones inicialmente planteadas y además tomando nota de las posibles
fallas para efectuar correcciones.
Dentro de esta etapa
se debe considerar además que los
sistemas que están en marcha dentro de una organización estén funcionando
correctamente esto con el fin de evitarse continuos mantenimientos que pueda
elevar costos, cuando lo mejor sea reemplazarlo.
Es importante tener
en cuenta que dentro del desarrollo de los sistemas deben ir directamente
ligados con unas normas que ejerzan control sobre su uso (como el acceso en el cual se pueden presentar fallas de seguridad por
el acceso constante de programadores y analistas) y puedan ser monitoreadas con regularidad.
INSTRUCTIVOS DE OPERACIÓN
La evaluación de los
instructivos es importante para que los programadores no tengan acceso a los
sistemas en operación estos instructivos
comprenderán:
·
Diagramas
de flujo
·
Diagramas
de entrada y salida
·
Mensajes
y su explicación
·
Diseño
de impresión de resultados
·
Cifras
de control
·
Fórmulas
de verificación
·
Observaciones
·
Calendario
de procesos
FORMA DE
Para el desarrollo de
este paso se hará una evaluación integral del sistema, la adecuación y
aceptación de usuario y el entrenamiento de los responsables del sistema
considerando algunos factores: puntos que se toman en cuenta para la prueba del
sistema, forma de cargar los datos al sistema y un plan de trabajo para la
implantación del sistema.
EQUIPO Y FACILIDADES DE PROGRAMACION
Para tener un óptimo
rendimiento del sistema es importante el uso de equipos de cómputo adecuados,
así como sistemas operativos que respondan a las necesidades presentes de la organización.
ENTREVISTAS A USUARIOS
Estas entrevistas
tienen por objeto conocer el concepto de los usuarios acerca del sistema y la
difusión de aplicaciones, estas deberán realizarse al mayor número de usuarios
posibles para hacer una evaluación de la funcionalidad del sistema.
ENTREVISTAS.
Una guía para la entrevista
puede ser.
Ø Prepararse
para la entrevista estudiando los puestos de las personas que van a ser
entrevistadas y sus funciones dentro de la organización.
Ø Preséntese
y de un paradigma del motivo de la entrevista.
Ø Comience
con preguntas generales sobre las
funciones, la organización y los métodos de trabajo.
Ø Haga
preguntas específicas sobre los procedimientos que pueden dar mejoramiento.
Ø Siga
los temas tratados en la entrevista.
Ø Limite
tomar nota de lomas relevante.
Ø Al
final de la entrevista, ofrezca un resumen y de información obtenida y pregunte
como se puede dar seguimiento.
CUESTIONARIOS.
El
diseño de un cuestionario debe tener una adecuada preparación elaboración, pre
valuación y evaluación .Algunas guías generales son:
1. Identificar
el grupo evaluado.
2. Escribir
una introducción clara.
3. Determinación
de datos recopilados.
4. Elaborar
preguntas con precisión.
5. Limitar
el número de preguntas.
6. Diseñar
e implementar un plan de recolección de datos.
7. Determinar
el método de análisis que será usado.
8. Distribuir
cuestionarios.
El cuestionario debe
responder las siguientes preguntas:
Que áreas pueden ser
mejoradas?
Que información necesita que
actualmente no tiene o que es difícil de obtener?
Que cuellos de botella
ocurren durante el día? Como se pueden eliminar?
Desde el punto de vista del
usuario los sistemas deben:
Ø Cumplir
con los requerimientos totales del usuario.
Ø Cubrir
todos los controles necesarios.
Ø No
exceder las estimaciones del presupuesto inicial, en tiempo y costo.
Ø Ser
fácilmente modificables.
Ø Poder
usarlos a tiempo.
DERECHOS
DE AUTOR Y SECRETOS INDUSTRIALES.
.jpg)
Dentro del concepto de
propiedad intelectual, uno de los aspectos más importantes es el que se difiere
de los derechos de autor, el cual involucra la parte más importante del
desarrollo intelectual de las personas, ya que se refiere a las ramas
literaria, científica, técnica, jurídica, musical, pictórica.
En la mayoría de los países
existen leyes protectoras de obras intelectuales que producen los poetas, los
novelistas, los compositores, los pintores, los escultores y de manera reciente
se han protegido los programas de computadora y las bases de datos.
En general se admiten que
son cinco las razones de la protección:
Ø Razón
de justicia social: el autor debe obtener provecho de su trabajo.
Ø Razón
de desarrollo cultural: si el autor está protegido, estará estimulado para
crear nuevas obras.
Ø Razón
de orden económico: la importancia de las inversiones.
Ø Razón
de orden moral: al ser la obra la expresión personal del pensamiento debe tener
de que se le respete.es decir derecho a decidir si puede ser reproducida o no.
Ø Razón
de prestigio nacional: Si la protección no existe, el patrimonio cultural será
escaso y no se desarrollaran las artes.
INTERNET
El internet,
considerado como una colección de redes interconectados a como un conjunto de
computadores unidas entre sino ha sido tomado en cuenta entre diversas
disposiciones citadas. Para obtener acceso a internet se requiere un equipo que
está al alcance del público en general, o lo que cualquier persona puede entrar
a la red de redes de comunicación si
contrata los servicios de un proveedor de acceso.
Los proveedores de
servicios son los responsables de la información que ponen al servicio de sus
usuarios, ya que dichas compañías son encargadas de divulgar y controlar la
información transmitida por internet.
Se utiliza el Cookie
que se aplica a un simple archivo de datos situado en el disco duro del
computador de una persona o compañía de servicios de internet. El cookie y su
contenido son creados por un servidor que almacena una o varias páginas de
internet. La situación de los cookie debe ser evaluada dentro de una auditoria,
para determinar si se considera como una intromisión la privacidad de los
usuarios de internet de una compañía.
PROTECCION DE LOS DERECHOS DE AUTOR.
Las obras protegidas
por la ley deberán ostentar la expresión ´´Derechos reservados´´ o su
abreviatura D.R seguida del símbolo c dentro de un círculo. Sin embargo la
omisión de estos requisitos no implica la perdida de los derechos de autor,
aunque sujeta al responsable a las sanciones establecidas en la ley.
La reserva de los
derechos de autor es la facultad para usar y explotar en forma exclusiva
títulos, nombres, denominados, características físicas de operación originales.
Para proteger los derechos los derechos de autor se estableció el ART 215 de la
ley derechos de autor, que corresponde conocer a los tribunales de la
federación, sobre los delitos relacionados con el derecho de autor.
SECRETOS
INDUSTRIALES.
Artículos de la ley
de la propiedad industrial en materia de Secretos Industriales.
Art 82.Se considera
secreto industrial a toda información de aplicación industrial o comercial que
guarde una persona especifica o moral con carácter confidencial.
La información de un
secreto industrial necesariamente deberá estar referido a la naturaleza,
características o finalidades de los productos, a los métodos o procesos de
producción, a los medios o formas de distribución o comercialización de
productos o prestación de servicios.
Se considera secreto
industrial ´´toda información de aplicación industrial de comercial¨ .En
principio, respecto de la puede ser de carácter comercial´´.
La definición de la
´´Uniform Trade Secrets Act´´legislación de Estados unidos habla sobre secretos
industriales de la siguiente forma: un secreto industrial podrá consistir en
cualquier forma o patrón.
Consideraciones legales sobre el empleo de nombres de
dominio frente al régimen de marcas.
Las posibilidades de la comunicación vía Internet
son inagotables, comprendiéndose dentro de ellas la posibilidad de ofrecer
productos y prestar servicios al enorme mercado potencial que acude a los
sitios en la red, mediante la obtención nombre de dominio que refiera a los
usuarios de la red a un sitio exclusivo destinado a promover sus bienes y/o
servicios.
Los nombres de
dominio son denominaciones únicas asignadas a personas que desean tener un
domicilio que pueda ser visitado por usuarios de la red. El sistema de dominio
interpreta los nombres como números y cada computadora conectada a la red
cuenta con un número único.
En Latinoamérica en
el caso de Colombia tenemos la siguiente legislación:
LEY 527 DE 1999: Por
medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
CAPITULO I
ART 2.a.Mensaje de
datos. La información enviada generada, recibida, almacenada o acumulada por medios electronicos opticos o similares
.comercio
electrónico. Abarca todas las cuestiones de índole comercial.
firma digital. Se
entenderá como el valor numérico que se adquiere a un mensaje de datos y que
utilizando un procedimiento matemático.
Entidad de
certificación. Es aquella persona que, autoriza para emitir certificados.
CAPITULO II
Aplicación de los
requisitos jurídicos de los mensajes de datos.
CAPITULO III
Comunicación de los mensajes de datos.
PARTE II
Comercio electrónico
en materia de transporte de mercancías.
PARTE III
Firmas digitales, certificaciones
y entidades de certificación.
CAPITULO I
Firmas digitales.
CAPITULO II
Entidades de
certificación.
CAPITULO III
Certificados.
CAPITULO IV
Suscriptores de
firmas digitales
DECRETO NUMERO 1747
DE 2000: Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 527 de 1999, en lo
relacionado con las entidades de certificación ,los certificados y firmas
digitales.
CAPITULO I
Aspectos generales.
CAPITULO II
De las entidades de
certificación y las firmas digitales.
CAPITULO III Facultades
de la superintendencia de industria y comercio.
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